中友社服42期 學期總檢討 美宣工作報告書

一、職責:負責各項活動對內對外之宣傳,刊物之出版,並協助各幹部製作活動海報
所需之文件海報、場地佈置等。

二、工作重點: 通告、營手冊、海報、通訊錄、各項活動所需之美宣支援,
花架情報(花架情事)

三、執行與檢討:

1 通告: 

◆本期期初的通告名單仍然沿用上期。故錯誤頗多,而這種情形在偶數期更為
嚴重,因為適逢新學年,新生加入、換宿舍、轉系……等情形較多。


◆本期依照入返社登記的名單,大致確定了通告發放名單約210份。

◆為了活動之時效性,通告應於活動執行前一個星期前發放完畢,這一點,本
期美宣並未徹底實行,時常拖延通告的發放時間,並間接影響到活動的執行
情形,實為美宣之過。

2 海報: ◇花團錦簇:因為申請之張貼位置恰為連號,故特地製作數張大型海報海
報張貼於校內,宿舍則張貼小型海報。
3大張(分別為3、3、4張對開紙所組合)
8小張(對開紙)
◇廣慈出隊:共8小張
◇期末出隊:張貼於欲出隊之國中國小。
共2大張(各為2張對開所組合)

3 通訊錄:△經各家家爸媽確定名單之後,統一製作,交付印刷。
△發放資格為有交團費之團員or曾繳交過三次團費以上在期初完成返社登記
之團員。
△因為家爸媽給予名單的時間過慢,且美宣本身的延誤,使得製作完成之日
期延遲且恰為期末考期間,部份團員已回家,而造成發放不易,故美宣遂將
通訊錄先行拿至台中,並於製作教案期間發放通訊錄。

4 花架情報(事):☆ 花架情報12/18出刊 x 250 ,總計 2400 元整
花架情事 1/8 出刊 x 250 ,總計 3750 元整

☆兩期出稿的時間都較以往為慢,實為美宣工作是怠忽。

☆因為徵搞延誤,故花架情報以及花架情事均挪用了上期美宣原本
預計作團刊之稿件,在此項上期美宣致謝,同時也向團員致歉。

☆以刊物的形式來說,第一期的稿件並不多,僅有9篇,加上經費
補助之考量,故採用情報的形式。而第二次的稿件較多,但是採
用「情事」形式的主因乃因「景明專題」的因素,美宣決定採用
較正式的刊物形式,以保有其紀念性。

☆就經費的考量來說,學校規定申請補助之刊物,必需以「報紙」
的方式流通全校,為了達到這個要求,美宣設計花架情事是,特
別在內頁第一頁寫上「花架情報」的字樣,並寫上學課字號,在
送交審查時,僅需將花架情事的封面去掉,並不加裝訂,即成了
一份版面A4的小型報紙,為了流通全校,製作時多製作了40份,
並以放置在學校之公共區域以及各學校宿舍內。不可否認,這是
一種變通而投機的行為,但是美宣認為已經做好流通全校之實,
應無刻意欺騙之意。

☆內容方面,花架情報中有部份文章遭到更改,其原因乃是因為硬
體(印表機)的故障,故將檔案移置其它的地方印出,在檔案的
傳輸時,字體以及編排受影響,重新更改時不甚將文章刪節。此
外還發生了部份文章未將作者的名字打上,乃因這些稿件為上期
美宣所邀之稿,因為上下期美宣傳遞資料時沒有做好溝通,而造
成部份文章不知為何人所寫的情形,此已在BBS上公告於團員並
向作者道歉。

5 其他:龍虎牌、出隊次數獎牌、營隊名牌。

四、建議:

1 通告:◆ 發放的時間延遲乃是因為美宣工作的疏忽,美宣沒有跟各幹部保持密切的
聯繫,以至於時常發生在活動前幾天才緊急做通告的事情發生,建議下期
美宣應與各幹部(尤其是活動、平服、營主任)密切聯繫,並且將工作排
程與其活動相配合。

◆發放名單的錯誤乃因期初之入返社登記不全,舊團員之資料更改頗多,
常常發生寄錯宿舍的情形。因次,建議下期美宣(尤其是奇數期的美宣)
盡可能在學期結束時,做好下學期的名單更正,以方便下期美宣之作業。

◆鑑於每次發通告之勞民傷財,美宣建議下期美宣將通告次數減少,意即將
數個日期相鄰之活動併寫於同一張通告上,以前減少製作通告以及發通告
人員的負擔,而宣傳的方向希望轉為家聚時以及網路上的告知。


2 海報:◇ 此次張貼花團錦簇海報時犯了一個錯,就是申請的海報張貼日期與實際完成
日期不符,以至於產生海報無處可貼之窘境,因此,提醒下期美宣特別注意
海報之申請張貼時間。

3 通訊錄: △ 名單之確定不易,發放的資格模糊,團費繳交記錄不全,以至於當初製
作份數難以估計,建議美宣對發放的資格及名單要特別注意!並且建議
下期團本部討論關於領取通訊錄的資格界定,就目前的規定而言,美宣
認為過為繁瑣,在統計資料為齊全時,如此繁瑣的規定,只是徒增困擾。

△廣告部份建議下期美宣要特別注意向秘書索取完整的店家資料。


4 花架情事(報):

☆ 此期之花架情事(報)上大一新小孩的稿件仍然過少,事實上僅有一篇,希
望下期美宣特別注意這種情形的嚴重性,畢竟一份好的刊物乃是取決於它的
內容,若投稿的風氣不盛,甚至出現斷層,這對社服是相當不好的!

☆ 情報的優點在於可以申請經費,製作成本略低,其缺點在於沒有保存性(因為
分張散裝),而質感也較情事低,因而美宣認為,倘若不論經費的考量,美宣建
議情事較情報為佳。而這期的情事格式,希望以此變通的方法來投石問路,入
可申請經費,則不失為兩全之法,若違反規定,則希望社服能夠爭取更多其他
經費。

☆ 建議下期美宣在處理稿件時要特別小心,要注意文章的完整以及作者的名字,
如是用檔案交稿,切記要將磁片上內容轉至硬碟,並多加備份。


5 其他: ◎